Online Management Document Solution.

Dalam era digital yang semakin maju, manajemen dokumen yang efisien dan keamanan informasi menjadi prioritas utama bagi individu dan organisasi. Nextcloud, sebagai solusi manajemen dokumen yang canggih, tidak hanya memungkinkan Anda untuk mengelola dokumen dengan mudah tetapi juga menawarkan fitur sharing dokumen yang kuat serta sistem keamanan yang unggul. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi fitur sharing dokumen dan keamanan yang membedakan Nextcloud dalam manajemen dokumen.

Sharing Dokumen dengan Nextcloud

 1. Link Berbagi Dokumen: Nextcloud memungkinkan Anda membuat tautan berbagi yang dapat Anda bagikan dengan rekan kerja, klien, atau mitra bisnis Anda. Anda dapat mengontrol apakah tautan ini hanya dapat dibaca atau dapat diedit oleh penerima. Ini sangat berguna ketika Anda ingin berbagi dokumen dengan orang di luar organisasi Anda.

 2. Berbagi Intern dengan Pengguna Nextcloud: Untuk kolaborasi internal, Nextcloud memfasilitasi berbagi dokumen dengan pengguna lain di platform yang sama. Anda dapat mengundang pengguna ke folder atau dokumen tertentu dan mengizinkan mereka untuk mengedit dokumen tersebut dalam waktu nyata.

 3. Pengaturan Akses yang Terperinci:Anda memiliki kendali penuh atas siapa yang memiliki akses ke dokumen Anda. Anda dapat mengatur tingkat akses individu, mengizinkan atau melarang pengguna untuk melihat, mengedit, atau hanya membaca dokumen.

4. Komentar dan Diskusi:Nextcloud memungkinkan pengguna untuk meninggalkan komentar pada dokumen, memfasilitasi diskusi dan umpan balik. Ini sangat berguna dalam konteks proyek dan kolaborasi tim.

Berbagai macam cara sharing dengan NextCloud.

a. Cara sharing menggunakan password.

1. pastikan anda telah masuk ke akun nextcloud anda.

2. pilih dokumen atau folder yang ingin anda bagikan.

3. klik tombol “Sharing ” untuk memulai berbagi:

4. Cek list pada opsi “Set password”, kemudian Buat kata sandi!. saat membuat kata sandi harus disertai kurang lebih huruf kapital dan kurang lebih angka yang terdiri dari 8 nominal.

5. setelah klik update, kemudian salin link file yang akan di bagikan:

6. anda perlu membagikan link dan kata sandi kepada seorang yang ingin anda bagi dokumennya.

b. Cara sharing dengan limitasi waktu.

1. pastikan anda sudah masuk ke akun nextcloud.

2. pilih dokumen atau folder yang ingin anda bagikan :

3. klik tombol “Sharing untuk mulai berbagi.

4. Cek list pada opsi “Set expiration date”, kemudian tentukan batas tanggal, bulan, dan tahun folder tersebut dapat di akses!.

5. setelah klik update kemudian salin link file yang akan di bagikan:

6. Folder atau file akan selalu dapat di akses sampai waktu yang telah ditentukan, fitur limitasi waktu ini sangat membantu dalam membatasi  file yang di share secara bebas, dan dapat melindungi file penting yang sewaktu-waktu dapat dibajak atau di curi.

c. Cara sharing dengan izin khusus.

1. Pastikan anda sudah masuk ke akun nextcloud.

2. pilih dokumen atau folder yang ingin anda bagikan.

3. klik tombol ” Sharing ” untuk mulai berbagi.

4. setelah itu klik tombol “Hide download”, apabila anda tidak ingin file dapat di download secara bebas.

5. hasil tampilan dari file yang mendapat hak akses “Hide Download”.

6. hasil tampilan dari fie yang tidak mendapatkan hak akses “Hide Download”.

7. Link yang telas di akses akan menampilkan isi sesuai format file yang anda bagikan, fitur hide download ini sangat membantu anda dalam menjaga pembajakan atau pencurian file yang berharga sehingga dapat menjaga keamanan dari file atau data-data yang telah anda bagikan.

8. Selain itu ada ketentuan lain yang dapat anda berikan ketika anda akan memulai sharing, yakni dengan membarikan hak akses sesuai kebutuhan dan keinginan anda.

9. Cek list pada opsi “Custom permissions”, kemudian pilih opsi apakah folder tersebut dapat di akses sesuai ketentuan yang anda inginkan!.

10. setelah klik update, kemudian salin ink file yang akan di bagikan:

Keamanan Dokumen dalam Nextcloud

1. Enkripsi End-to-End: Nextcloud menerapkan enkripsi end-to-end untuk melindungi data. Ini berarti dokumen drienkripsi saat disimpan di server, dan hanya pemiliknya yang dapat membuka dan membacanya. Bahkan Nextcloud sebagai penyedia tidak memiliki akses ke konten yang dienkripsi.

 2. Otorisasi Pengguna: Anda dapat mengatur otorisasi pengguna dengan cermat. Dengan hak akses yang terkendali, Anda dapat memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang memiliki akses ke dokumen tertentu.

3. Pemantauan Aktivitas: Nextcloud memngeungkinkan Anda untuk memantau aktivitas yang terjadi pada dokumen. Anda dapat melihat siapa yang mengedit, menghapus, atau mengunduh dokumen, memberikan kontrol tambahan terhadap dokumen Anda.

4. Kemampuan Menjalankan di Server Sendiri: Salah satu kelebihan utamma Nextcloud adalah kemampuan untuk menjalankan server Nextcloud Anda sendiri. Ini memastikan bahwa Anda memiliki kendali penuh atas data Anda, tanpa aketergantungan pada penyedia cloud pihak ketiga.

Manfaat Menggunakan Nextcloud Manajemen Dokumen

1. Keamanan Data yang Tak Tertandingi: Dengan enkripsi end-to-end dan pengendalian hak akses, Nextcloud memberikan keamanan yang sangat tinggi terhadap potensi kebocoran data.

 2. Kolaborasi yang Efisien:Dalam dunia bisnis yang terus berubah, kemampuan untuk berbagi dan mengedit dokumen dengan anggota tim atau pihak eksternal adalah aset berharga.

 3. Kendali Penuh:  Dengan Nextcloud, Anda memiliki kendali penuh atas data Anda. Anda dapat mengatur hak akses, mengamati aktivitas, dan memastikan privasi data.

 4. Privasi Terjaga: Dengan menjalankan Nextcloud di server Anda sendiri, Anda dapat menjaga privasi data Anda dan menghindari tumpang tindih dengan penyedia penyimpanan awan besar.